Organize ต้องทำอะไรบ้างในการจัดสัมมนา ?

Champ TheOrganize
May 7, 2015
1 min read

“เบื้องหน้าของ “ความสำเร็จ” ที่ยิ่งใหญ่ มักจะมี “เบื้องหลัง” ที่เข้มแข็งคอยสนับสนุน”

☞ สิ่งหนึ่งที่สำคัญในการทำให้งานสัมมนาออกมาเป็นที่ ประทับใจนอกจากจะเป็นโดยตัวเนื้อหาแล้วและวิทยากรแล้ว ☞ สิ่งที่สำคัญไม่แพ้กันเลย คือ บรรยากาศงาน ความราบรื่นในการทำงาน และทีมงานที่ช่วยเตรียมจัดสัมมนา

ช่วงปีที่ผ่านมา ผมได้เข้าร่วมสัมมนา ไปร่วมๆ 50สัมมนา ตอนแรกก็ ไม่ได้สังเกต อะไรมากแต่มี เอะใจ! ว่า ทำไมบางงานสัมมนา ถึงดูสนุกสนาน ประทับใจมาก บางสัมมนากับเฉยๆ ทั้งๆที่บางที สถานที่ และวิทยากร ไม่ได้ต่างกัน บางงาน วิทยากรกับหัวข้อ เป็นคนเดียวกันด้วย จึงเริ่มหาข้อมูล เพิ่มเติม

จนมาได้ยินถึงคำว่า Organizer !! คำนี้ฟังดูดี เลยลองหาข้อมูลเพิ่มจาก คนรู้จัก และ บนโลกอินเตอร์Net และโชคดีได้มีโอกาสร่วมจัดงานให้ พบว่า การจัดสัมมนา ในหลายๆที่มักใช้บริการ ออการ์ไนท์เซอร์ เป็นกลุ่มคนที่มีประสบการณ์ ความสามารถ ในด้านการจัดงานโดยเฉพาะ แต่ก็สงสัยนะครับ ว่าหลายๆอย่างเราต้องทำเองได้

ทำไม? ต้องใช้ออการ์ไนท์เซอร์มาช่วยจัดงานด้วย

1. เรื่อง “การบริหารจัดการ” สะดวกกว่า ในการจัดสัมมนา อีเว้นท์หรือประชุมดุภายนอกเหมือน จัดได้ง่ายๆไม่มีอะไร แต่ถ้าจะจัดสัมมนา ให้ออกมาประทับใจ จะต้องมีเตรียมรายละเอียด นอกจาก สถานที่ อุปกรณ์แล้วสิ่งที่ยากยิ่งกว่า คือการบริหารจัดการคน เช่นจัดการดิว,ติดต่อ,ประสานงาน กับฝ่ายต่างๆ เอาเวลาไปทำสิ่งที่ต้องเป็นเราเท่านั้นดีกว่า ส่วนเรื่องอื่นให้คนที่ถนัดในด้านนั้นๆ เป็นคนจัดการ

......................................................... 2. ควบคุมดูแลงบประมาณ - จ้างคนเพิ่ม มันจะถูกกว่าได้ยังไง ในหลายๆงานที่เกิดขึ้นการจัดงานเอง กลับกลายเป็นค่าใช้จ่ายมากกว่าซะด้วย ดิวงานเอง ติดต่อเองจากหลายๆที่ ราคาแพงกว่าใช้บริการ Organizer มีปัญหาตามมามากมาย เรื่องของ Supplier การที่เราไปติดต่อเองกับ Organizer ราคาย่อมแตกต่างกันในบางครั้งเพราะ !! Organizer จะมีความสามารถในการต่อรองได้มากกว่า เพราะจะมีการดิวงานกับ Suppilerต่างๆเป็นประจำอยู่แล้ว และใช้บริการบ่อย เหมือนกับ “ระหว่างซื้อสินค้าชิ้นเดียวครั้งเดียว” “กับสินค้าร้อยชิ้น หลายๆครั้ง” ลูกค้ากลุ่มหลังก็ได้ราคาที่ดีกว่าอยู่แล้ว

ที่สำคัญ ! อย่าลืมนะครับนอกจาก ต้นทุนของ "เงิน" ที่ต้องจ่ายยังมีต้นทุนของ "เวลา" ที่ต้องลงทุนอีก

หลายๆธุรกิจหรือหลายๆคน มักไปติดกับดัก เสียเงินน้อยยอมเสียยาก แต่เสียเงินมากยอมเสียง่าย เพราะเป้าหมายหลักที่ต้องการในการจัดงาน คือ มีความประทับใจของลูกค้า มากกว่า ค่าใช้จ่ายเพียงเล็กน้อย

..........................................................

3.ไม่ต้องวุ่นวาย การใช้ออการ์ไนท์เซอร์ช่วยจัดสัมมนา ยังช่วยให้เราสามารถทำงานได้อย่างรวดเร็วเพราะ เราให้ออการ์ไนท์เซอร์ เป็นคน ดิวงานประสานงานต่างๆ ทำให้เรามีเวลาโฟกัสจัดการในเรื่องที่สำคัญกว่า แทนที่จะมาวุ่นวาย กับเรื่องรายละเอียดที่ไม่ใช่ความถนัดเรา สู้ให้คนมารับผิดชอบตรงนี้แทนจะง่ายกว่า

..........................................................

4.สบายใจ วางใจ : เคยไหมครับเวลาทำงาน แล้วมอบหมายงานให้คนใหม่ ทำเรารู้สึกกังวล “เอ้ จะทำออกมาได้ดีไหมน่ะ” “จะได้งานตามที่วางแผนไว้ไหม” สุดท้ายดูเหมือนไม่มีอะไรแต่ เราเสียเวลาชีวิตไปกับการนั่งกังวล ลุกลี้ลุกลน จนงานที่สำคัญกว่าต้องล่าช้า แต่กลับกันเรามอบหมายงานให้คนบางคน “เรากลับรู้สึกมั่นใจ สบายใจ" และทำให้ผลงานสามารถ ที่เราทำออกมาดีกว่าอย่างเห้นได้ชัดเจน "การทำธุรกิจให้ยิ่งใหญ่ ไม่ได้เกิดจากการที่คนๆเดี่ยว ทำเป็นหมดทุกอย่าง แต่เกิดจากการที่เราเก่งกันคนละอย่าง แล้วสร้างผลงานที่ล้ำเลิศออกมา”

......................................................... 5.ความเป็นมืออาชีพ รายละเอียดต่างๆในการจัดงานดูเหมือนง่าย แต่กับมีหลายๆเกินกว่าที่จะคิด การใช้ออกาไนท์เซอร์จัดสัมมนาจะได้รับผลลัพธื ที่ดีขึ้นอย่างมาก เพราะทุกต่ำแหน่งใช้ผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ เช่น เรื่องของเสียงเพลง จังหวะการขึ้นเพลง การเลือกเพลง ความดังของเพลงทุกอย่างส่งผลให้เกิดผลลัพธ์ที่แตกต่างกันอย่างมาก การจัดสัมมนาให้แค่พอผ่าน อาจทำได้ง่าย แต่การจัด ให้คนจดจำนั้น ต้องใช้ "หัวใจ" และ "ประสบการณ์" เพิ่มเข้าไปด้วย